サポキタのご利用にあたって（必ずお読みください）

サポキタは、職場における不安や悩みごと、ハラスメント、不正行為その他の問題に関する相談および通報を受け付ける、第三者の相談機関・外部相談窓口です。

ご相談内容は、守秘義務のもと、適切かつ慎重に取り扱います。ご本人の同意なく、企業を含む第三者に開示することはありません。

企業への報告につきましては、ご本人のご意向を確認したうえで、報告を行うか否か、また報告する内容および範囲を判断いたします。ただし、生命または身体に重大かつ差し迫った危険があると判断される場合その他緊急性が高い場合には、この限りではなく、必要な対応を優先することがあります。

なお、本サービスは、個別事案の調査、判断、仲裁または解決を行うものではありません。あくまで、職場内で生じている問題について相談または通報を受け付け、その内容を整理し、必要に応じて企業へ報告を行うことを主たる役割とするものです。

本サービスをご利用いただく際は、あらかじめ上記内容をご理解のうえ、ご利用くださいますようお願いいたします。

個人情報保護方針（プライバシーポリシー）

株式会社コモンズリンク（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する外部相談窓口サービス「サポキタ」その他の事業において取り扱う個人情報の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他の関係法令およびガイドラインを遵守するとともに、以下の方針に基づき、個人情報を適切に取り扱います。

1．事業者情報

事業者名：株式会社コモンズリンク
代表者：代表取締役 田畑優子
所在地：北海道札幌市中央区南２条西５丁目３１−１RMBld

2．取得する個人情報

当社は、以下の個人情報を、適法かつ公正な方法により取得することがあります。

  1. 氏名、所属企業、部署、役職その他個人を識別できる情報
  2. 電話番号、メールアドレス、LINEアカウントその他の連絡先情報
  3. 当社へのお問い合わせ、資料請求、商談、契約および申込みに関する情報
  4. サポキタに寄せられた相談または通報の内容
  5. 相談日時、相談方法、対応履歴および相談者の意向に関する情報
  6. 職場環境、人間関係、ハラスメント、不正行為その他相談対象となる事実に関する情報
  7. 健康状態、病歴、障害その他の要配慮個人情報
  8. 電話相談における通話録音データ
  9. 当社ウェブサイトの閲覧履歴、Cookie、端末情報、アクセスログその他の利用情報
  10. その他、当社のサービス提供に必要な情報

匿名で相談を受け付ける場合においても、相談内容、所属部署、役職、発生日時その他の情報を組み合わせることで、特定の個人を識別できる可能性があります。当社は、このような情報についても慎重に取り扱います。

3．個人情報の利用目的

当社は、取得した個人情報を、以下の目的の範囲内で利用します。

  1. 当社サービスの提供、運営および管理のため
  2. お問い合わせ、資料請求、相談、通報その他のご連絡に対応するため
  3. サポキタに寄せられた相談または通報の内容を確認、整理および記録するため
  4. 相談者の意向を確認したうえで、契約企業に対して相談または通報内容を報告するため
  5. 相談者に対し、必要な情報、公的相談窓口または専門機関等を案内するため
  6. 契約の締結、履行、管理、更新および料金の請求等を行うため
  7. 本人確認および不正利用の防止を行うため
  8. サービスの品質向上、利用状況の分析および改善を行うため
  9. 当社サービス、研修、セミナーその他の事業に関する案内を行うため
  10. 法令上の義務を履行するため
  11. 個人情報の漏えい、不正アクセスその他の事故を防止し、または対応するため
  12. 上記の各目的に付随する業務を行うため

相談または通報によって取得した情報は、相談対応および契約企業への必要な報告等の目的で利用し、相談者の承諾なく、当社の営業活動や広告宣伝のために利用することはありません。

4．要配慮個人情報の取扱い

当社は、健康状態、病歴、障害その他の要配慮個人情報を取得する場合、法令上認められる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得ます。

相談者が自ら相談または通報の中で要配慮個人情報を提供した場合、当社は、相談対応に必要な範囲に限って当該情報を利用します。

5．相談情報および匿名性の取扱い

当社は、サポキタに寄せられた相談または通報の内容を、秘密情報として適切かつ慎重に取り扱います。

匿名での相談を希望された場合、当社は、相談者の氏名等を積極的に確認することはせず、契約企業への報告に際しても、相談者の特定につながる情報を必要以上に開示しないよう配慮します。

ただし、相談内容、所属部署、役職、発生日時、関係者または具体的な事実関係等によっては、氏名を開示しない場合であっても、契約企業その他の関係者が相談者を推測または特定できる可能性があります。

当社は匿名性をできる限り尊重しますが、あらゆる状況において相談者が特定されないことを保証するものではありません。

6．契約企業への報告

当社は、サポキタに寄せられた相談または通報について、原則として、相談者の意向を確認したうえで、契約企業への報告の可否ならびに報告する内容および範囲を決定します。

報告を行う場合には、相談対応および契約企業における適切な対応に必要な範囲に限り、相談内容を整理して提供します。

相談者が匿名での報告を希望した場合、氏名その他直接本人を識別できる情報は、原則として契約企業へ提供しません。ただし、法令に基づく場合または第7項に定める緊急時等を除きます。

7．緊急時等における対応

以下の場合には、相談者本人の同意を得ることが困難である場合であっても、法令に基づき、必要最小限の情報を契約企業、警察、消防、医療機関、公的相談機関その他の関係機関へ提供することがあります。

  1. 相談者または第三者の生命、身体もしくは財産に重大かつ差し迫った危険があると当社が合理的に判断した場合
  2. 自傷、他害、虐待、犯罪その他緊急性の高い事態が疑われる場合
  3. 法令に基づき情報の開示または提供を求められた場合
  4. その他、人の生命、身体または財産を保護するために必要であり、本人の同意を得ることが困難である場合

当社は、緊急時に情報提供を行う場合も、提供する情報および提供先を必要な範囲に限定します。

8．第三者への提供

当社は、次の場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者へ提供しません。

  1. 法令に基づく場合
  2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
  3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、本人の同意を得ることが困難な場合
  4. 国または地方公共団体等が法令に定める事務を行うことに協力する必要があり、本人の同意を得ることで当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
  5. その他法令により認められる場合

なお、利用目的の達成に必要な範囲で個人データの取扱いを外部事業者へ委託する場合は、個人情報保護法上の第三者提供に該当しないことがあります。この場合、当社は委託先を適切に選定し、必要かつ適切な監督を行います。

9．外部サービスおよび業務委託先の利用

当社は、サービス提供、相談受付、予約管理、オンライン面談、通話、録音、情報管理および連絡等のため、以下を含む外部サービスを利用することがあります。

  • 当サービスでは、LINE、Zoom、Google Meet、Formrun、TimeRexなどの外部サービスを利用します。これらのプラットフォームでの通信・やりとりにおいては、それぞれのサービスが定めるプライバシーポリシーが適用されます。

当社は、外部サービスを利用する際、各サービスの安全性および個人情報の取扱条件等を確認し、利用目的の達成に必要な範囲で情報を取り扱います。

外部サービスの利用に伴い、データが国外のサーバーに保存され、または国外の事業者によって取り扱われる可能性があります。詳細については、各サービス提供事業者が公表するプライバシーポリシー等をご確認ください。

10．安全管理措置

当社は、個人データへの不正アクセス、紛失、盗難、改ざん、漏えいおよび滅失等を防止するため、以下の安全管理措置を講じます。

  1. 個人情報の取扱いに関する基本方針および社内ルールの整備
  2. 個人情報を取り扱う担当者および権限の限定
  3. 個人情報を取り扱う者に対する守秘義務の設定および教育
  4. パスワード、アクセス制限その他の技術的な安全管理措置
  5. 使用する端末、記録媒体、書類およびアカウント等の適切な管理
  6. 外部サービスおよび委託先の適切な選定と監督
  7. 個人情報の取扱状況の定期的な確認および見直し

安全管理措置の詳細については、法令上回答できない場合または安全管理に支障を及ぼすおそれがある場合を除き、本人からの求めに応じて説明します。

11．保存期間および削除

当社は、個人情報を、その利用目的の達成に必要な期間または法令上保存が必要とされる期間に限り保存します。

サポキタにおける相談記録および通話録音データの保存期間は、契約内容、相談対応の状況および法令上の必要性等を踏まえて定めます。

保存期間が経過した情報または利用する必要がなくなった情報については、法令および当社の規程に基づき、復元が困難な方法で削除または廃棄します。

12．個人情報の開示等の請求

本人は、法令に定める範囲で、当社が保有する本人の個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去または第三者提供の停止等を請求できます。

請求を希望される場合は、第15項の問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、本人確認を行ったうえで、法令に従って対応します。

ただし、本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合、当社業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合、他の相談者または関係者の個人情報が含まれる場合、その他法令により認められる場合には、情報の全部または一部を開示できないことがあります。

13．Cookieおよびアクセス解析ツール

当社ウェブサイトでは、利便性の向上、利用状況の把握およびサービス改善等のため、Cookieその他これに類する技術を使用することがあります。

また、当社は、アクセス解析または広告効果測定のため、Google Analytics、Microsoft Clarity、Metaピクセルその他の外部サービスを利用することがあります。

これらのサービスによって取得される情報には、ウェブサイトの閲覧履歴、端末情報、IPアドレスその他の情報が含まれることがあります。各サービスにおける情報の取扱いについては、それぞれのサービス提供事業者が公表するプライバシーポリシー等をご確認ください。

利用者は、ブラウザの設定変更等によりCookieを無効にできます。ただし、Cookieを無効にすると、当社ウェブサイトの一部の機能を利用できない場合があります。

14．本方針の変更

当社は、法令の改正、サービス内容または個人情報の取扱方法の変更等に応じて、本方針を変更することがあります。

重要な変更を行う場合には、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法によりお知らせします。

15．お問い合わせ窓口

当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情、相談および開示等の請求は、以下の窓口までご連絡ください。

株式会社コモンズリンク
お問い合わせ窓口
メールアドレス：info@commonslink.jp